Direksi Perseroan dengan ini mengundang para Pemegang Saham Perseroan untuk menghadiri Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa Perseroan (“Rapat”) yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal : Kamis, 29 Februari 2024

Waktu : 10.00 WIB – selesai

Tempat : Hermina Tower Grand Ballroom Mendulang, Lantai 26 Jl. Selangit B-10 Kavling No. 4, Kemayoran, Jakarta 10610 - Indonesia

Mata Acara Rapat sebagai berikut:

Persetujuan atas perubahan susunan Direksi Perseroan;
Persetujuan Perubahan Anggaran Dasar Perseroan.

Dengan Penjelasan Mata Acara Rapat sebagai berikut:

Mata Acara 1 : Rapat akan menyetujui pengunduran diri Direktur Independen sesuai dengan surat pengunduran diri tertanggal 12 Januari 2024 dan menyetujui perubahan dan penambahan susunan anggota Direksi Perseroan sesuai dengan Anggaran Dasar Perseroan dan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan.
Mata Acara 2: Rapat akan menyetujui perubahan Anggaran Dasar Perseroan, antara lain Pasal 12 Anggaran Dasar tentang Tugas dan Wewenang Direksi.

Catatan:

Pemanggilan ini sebagai undangan dan Direksi Perseroan tidak mengirimkan undangan khusus kepada para Pemegang Saham.
Bagi pemegang saham yang sahamnya dimasukkan ke dalam penitipan kolektif PT Kustodian Sentral Efek Indonesia (“KSEI”), Perseroan akan menerbitkan Konfirmasi Tertulis Untuk Rapat ("KTUR") yang akan didistribusikan melalui KSEI. Pemegang Saham dapat mengambil KTUR di Perusahaan Efek atau di bank Kustodian dimana pemegang saham membuka rekening efeknya. Yang berhak hadir atau diwakili dengan Surat Kuasa dalam Rapat ini adalah para Pemegang Saham yang namanya tercatat dalam Daftar Pemegang Saham Perseroan pada tanggal 6 Februari 2024 pada pukul 16.00 WIB.
Rapat akan dilaksanakan dengan menggunakan aplikasi Electronic General Meeting System yang disediakan KSEI (“aplikasi eASY.KSEI”).

Pemegang Saham dapat hadir langsung secara elektronik atau menunjuk kuasanya dan/atau menyampaikan pilihan suara melalui aplikasi eASY.KSEI. Untuk menggunakan aplikasi eASY.KSEI, Pemegang Saham dapat mengakses menu eASY.KSEI pada fasilitas AKSes.KSEI melalui tautan http://akses.ksei.co.id/, dengan memperhatikan ketentuan sebagai berikut:

Pemegang Saham menginformasikan kehadirannya atau menunjuk kuasanya dan/atau menyampaikan pilihan suara pada aplikasi eASY.KSEI, paling lambat pukul 12.00 WIB pada 1 (satu) hari kerja sebelum tanggal Rapat.

Pemegang saham tipe individu lokal yang belum memberikan deklarasi kehadiran atau kuasa dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu tersebut, dan ingin menghadiri Rapat secara elektronik maka wajib melakukan registrasi kehadiran dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal Rapat sampai dengan masa registrasi Rapat secara elektronik ditutup oleh Perseroan;

Pemegang Saham wajib melakukan registrasi kehadiran secara elektronik melalui aplikasi eASY.KSEI pada tanggal Rapat sampai dengan masa registrasi Rapat secara elektronik ditutup oleh Perseroan, apabila belum memberikan pilihan suaranya minimal untuk 1 (satu) mata acara Rapat pada aplikasi eASY.KSEI, hingga batas waktu sesuai huruf a di atas;
Pemegang Saham yang akan hadir secara elektronik atau memberikan kuasanya secara elektronik ke dalam Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI, wajib memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

Proses Registrasi;
Proses Penyampaian Pertanyaan dan/atau Pendapat Secara Elektronik;
Proses Pemungutan Suara/Voting;
Tayangan RUPS.

Pemegang saham yang berhak hadir dalam Rapat sesuai angka 2 di atas, yang tidak dapat hadir, dapat memberikan kuasa dengan mekanisme sebagai berikut:

Mekanisme Pemberian Kuasa

Para Pemegang Saham yang sahamnya dalam penitipan kolektif KSEI dapat memberikan kuasa secara elektronik kepada perwakilan yang ditunjuk oleh Biro Administrasi Efek Perseroan (PT Datindo Entrycom) dalam aplikasi eASY.KSEI yang terdapat pada situs web Acuan Kepemilikan Sekuritas/Akses KSEI (akses.ksei.co.id);

Pemberian kuasa secara elektronik wajib tunduk pada prosedur, syarat, dan ketentuan yang ditetapkan oleh KSEI;
Khusus untuk Pemegang Saham yang telah memberikan kuasa secara elektronik aplikasi eASY.KSEI, Pemegang Saham dapat menyampaikan pertanyaan atau pendapat atas Mata Acara Rapat melalui email ke corporate.secretary@herminahospitals.com selambat-lambatnya pada Rabu, tanggal 20 Februari 2024 pukul 17:00 WIB.

Selain pemberian kuasa secara elektronik melalui aplikasi eASY.KSEI tersebut di atas, Pemegang Saham dapat memberikan kuasa di luar mekanisme melalui aplikasi eASY.KSEI. Sehubungan dengan hal tersebut, Pemegang Saham harus mengunduh format surat kuasa yang terdapat dalam situs web Perseroan (www.herminahospitals.com), copy surat kuasa dapat dikirimkan ke email DM@datindo.com, dan asli surat kuasa wajib dikirimkan beserta kelengkapannya melalui Kantor Biro Administrasi Efek Perseroan: PT Datindo Entrycom, Jl. Hayam Wuruk No.28, Jakarta 10120, Indonesia Up. Data Management Department paling lambat tanggal 20 Februari 2024. Para anggota Direksi, Dewan Komisaris dan karyawan Perseroan dapat bertindak sebagai kuasa Pemegang Saham Perseroan dalam Rapat, namun suara yang mereka keluarkan selaku kuasa pemegang saham tidak dihitung dalam jumlah suara yang dikeluarkan dalam Rapat.

Pemegang Saham atau Penerima Kuasa yang menghadiri Rapat secara fisik, wajib untuk memenuhi seluruh prosedur kesehatan, kebijakan, dan pengaturan lainnya yang diimplementasikan oleh Perseroan dan pihak pengelola gedung tempat Rapat diselenggarakan.

Demi alasan kesehatan dan kepatuhan terhadap protokol kesehatan, Perseroan tidak menyediakan makan siang maupun cinderamata untuk Pemegang Saham atau Penerima Kuasa yang menghadiri secara fisik dalam Rapat.

Pemegang Saham atau kuasanya yang secara fisik menghadiri Rapat diminta untuk membawa fotokopi KTP atau tanda pengenal lainnya untuk diserahkan kepada petugas pendaftaran. Bagi Pemegang Saham berbentuk badan hukum, diminta untuk menyerahkan fotokopi anggaran dasar dan perubahan-perubahannya, surat-surat keputusan pengesahan/persetujuan dari pihak yang berwenang, dan akta yang memuat perubahan susunan pengurus terakhir (yang menjabat saat Rapat diselenggarakan).
Bahan-bahan acara Rapat dapat diunduh melalui situs web Perseroan (www.herminahospitals.com) dan tersedia di kantor Perseroan sejak tanggal dilakukannya Pemanggilan Rapat sampai dengan penyelenggaraan Rapat dan dapat diminta secara tertulis pada jam operasi Perseroan.
Untuk ketertiban Rapat maka para Pemegang Saham atau kuasanya yang akan hadir secara fisik, agar hadir di tempat Rapat untuk registrasi selambat-lambatnya 30 menit sebelum Rapat dimulai.

Jakarta, 07 Februari 2024

Direksi Perseroan